Партнёрская конференция Eaton в Алматы, 2016

Задача

Конференция, до которой ещё надо долететь

Eaton собирал партнёров в Алматы. Мероприятие в другой стране это не только зал и сцена: участника нужно довезти, поселить, накормить и ни разу не оставить без ответа на вопрос. Мы взяли на себя всё, кроме содержания докладов.

Eaton, американская корпорация, основана в 1911 году: электротехническое и гидравлическое оборудование, компоненты для авиационной промышленности. Представлена более чем в 160 странах.

Что было на нас

Подбор и бронь отеля под технический райдер
Перелёты, трансферы, размещение, сопровождение VIP-групп
Программа, режиссура и контроль тайминга
Сцена, звук, свет, LED и проекция
Застройка зала и брендирование пространства
POS-материалы: бейджи, ленты, раздатка, навигация
Гид участника: разработка и печать
Сопровождение все три дня, круглосуточно

Маршрут

Трое суток одного участника

Расписание не сочинено для кейса: это то, что было напечатано в гиде и роздано на входе. Крупно время Алматы, под ним московское, потому что летели в основном из Москвы.

День 1
15:30-16:3012:30-13:30 в Москве
Прилёт, получение багажа
Наша часть. Бронь билетов для участников из разных стран, встреча в аэропорту.
4 ч 30 минстолько занимает перелёт. Часы в Алматы переводятся вперёд на три
16:30-17:0013:30-14:00 в Москве
Трансфер
Наша часть. Трансфер от аэропорта, персональное сопровождение VIP-групп.
14 кмот международного аэропорта Алматы до отеля, 30 минут в пути
17:00-17:1514:00-14:15 в Москве
Заселение
Наша часть. Бронь номерного фонда и расселение по спискам.
Гранд-отель «Тянь-Шань». Выбрали его, проанализировав отели Алматы по удалённости от аэропорта и инфраструктуре рядом.
18:3015:30 в Москве
Обзорная экскурсия по зонам отеля
Наша часть. Сопровождение групп по площадке.
0,5 кмдо метро «Алмалы». Wi-Fi по всей территории отеля, СПА-центр «Bali» бесплатно
19:0016:00 в Москве
Team dinner
Наша часть. Ресторан, меню и рассадка.
Полоса гида с ресторанами: кухня, адрес, график, средний чек, расстояние до отеля и время на такси.
День 2
9:006:00 в Москве
Сбор участников на регистрацию
Наша часть. Стойка регистрации, бейджи на лентах, гид участника, приветственный кофе-брейк.
Стойка регистрации: бейджи на лентах и раздатка.
10:007:00 в Москве
Конференция
Наша часть. Сцена, звук, свет, проекция, застройка зала и контроль тайминга.
Зал во время доклада. Семь выступлений, два перерыва.
14:3011:30 в Москве
Обед и завершение мероприятия
Наша часть. Кейтеринг и тайминг, чтобы никто не опоздал на обратный рейс.
Общение в перерыве, кадр из ролика.
День 3
13:0010:00 в Москве
Трансфер в аэропорт Алматы
Наша часть. Выезд группами под рейсы.
Задняя обложка гида: «Желаем приятной и продуктивной поездки!»

Печать

Гид участника: ответ раньше вопроса

Восемь полос формата 158×220 мм, отпечатанных к вылету. В них собрано всё, что человек спрашивает в чужом городе. Выберите вопрос, гид покажет, где ответ.

4 часа 30 минут из Москвы. И часы вперёд на три.

Обложка

Разворот

Алма-Ата

Расписание

День конференции

Отель

Рестораны

Финал

Личные мобильные организаторов на полосе с контактами закрыты: в печати они были, на сайте им не место.

День 2

28 сентября, с 9:00 до 15:30

Шесть с половиной часов, семь выступлений и два перерыва. Полоса ниже нарисована по реальной длительности блоков: видно, что доклад о партнёрской программе занял больше часа, а приветственная речь двадцать минут.

9:00390 минут15:30

9:00 - 10:00Сбор и регистрация участников, приветственный кофе-брейк60 мин
10:00 - 10:20Татьяна ФантаеваГенеральный директор Eaton в России и КазахстанеПриветственная речь20 мин
10:20 - 11:00Виктор НовиковДиректор по продажам канала «Компоненты»«О канале сбыта Компоненты»40 мин
11:00 - 11:20Василий МунSales-инженер, развитие бизнеса Eaton в линейках PD и PQ«Eaton в Казахстане»20 мин
11:20 - 12:00Олег СероштанДиректор по продажам канала «Проекты»«Проектный бизнес»40 мин
12:00 - 12:30Азамат МазабековSales-инженер, проектные продажи в каналах PD и PQ«Проектный бизнес в Казахстане»30 мин
12:30 - 13:00Кофе-брейк30 мин
13:00 - 13:20Сергей ИгнатенкоТехнический специалист по продуктам каналов PD и PQ«Оборудование Eaton направления качественное электропитание»20 мин
13:20 - 14:30Максим РубаненкоРуководитель направления по продажам IT Channel«Партнёрская программа: как заработать с Eaton»70 мин
14:30 - 15:30Обед и завершение мероприятия60 мин

Площадка

Что мы привезли в зал

Конференц-зал отеля превращается в площадку Eaton: ролл-апы, экран и проекция, стойка регистрации, бренд-волл и навигация. Всё по глобальным гайдлайнам клиента.

Зал до участников: экран, ролл-ап, стойка регистрации.

Ролл-ап про инженерную инфраструктуру ЦОД, крупный план печати.

Второй ролл-ап: «Больше возможностей для Вашего бизнеса».

Гости у бренд-волла и стойки регистрации.

Бренд-волл: фотозона с логотипами Eaton.

Проекция: слайды докладов на экране в зале.

Комплект участника

Бейдж, лента и раздатка

Макет бейджа, 74×105 мм. Печатался под каждого участника, имя и компания подставлялись в поле.

Бейдж и обложка гида собраны на одной решётке: это фирменный паттерн Eaton 2016 года. Диагональная сетка, точка тем крупнее, чем светлее фон под ней. Мы разобрали его и пересобрали кодом, справа он живой и перерисовывается под размер окна.